Start > Service & tjänster > Vad bör ni tänka på

Vad bör ni tänka på?

Det finns massor av saker att tänka på inför en konferens. Först ska alla grova riktlinjer dras fram och planeras, sedan ska alla detaljerna på plats. Men det gäller inte att glömma några skaker, då kan det få tråkiga följder. Nedan har vi en del saker som kan vara lätta att glömma och vi beskriver lite om varje sak. Men för att ni ska få en helhetsbild av vad ni ska göra för att kunna planera in en lyckad konferens så bör ni läsa igenom hela sitens information. Det bör ge en heltäckande bild av vad som behövs.

Vad är syftet med konferensen?

Det är viktigt att ni vågar fråga er själva varför ni har en konferens. Med en så enkel frågeställning kan du hjälpa dig själv med att välja allt från; konferenslokaler, upplägg, mötesplats, när mötes ska bli av, vilka möteslokaler ni ska ha, om det räcker med en u-bordssittning eller om det krävs bredband och oh-kanon?

Tips inför mötet

Vi vill gärna lämna ut några bra generella tips på vägen.

  • Ta fram syftet med mötet
  • Besök konferenslokalerna och inspektera dem före konferensen
  • Sätt upp målen med mötet
  • I rätt tid ska rätt information skickas ut till deltagarna
  • Mötet bör planeras så att det finns tillfällen att fylla på både kropp och hjärna med ny energi och lite frisk luft.
  • Besök gärna konferensarrangören i förväg, särskilt om ni har frågor av större art eller om ni vill förbereda er lite extra
  • Se också till att ni verkligen ställer krav på arrangörerna som mötes- och matleverantör
  • Nästan viktigast av allt. Våga sätt ihop de olika delarna på ett attraktivt sätt och dela upp dagarna så det inte ”bara” blir ett vanligt möte.
  • Uppföljning av mötet

Marknadsföring

Marknadsföringen är en viktig del i varje arrangemang. Konferensarrangörerna kan hjälpa till med att ta fram program, inbjudningar, annonser, webbsidor, profilprodukter, layouter m.m.

Hotellservice

Förhandsbokar hotellrum i varierande prisklasser, förhandlar om bästa möjliga pris för varje enskilt tillfälle, fördelar hotellrum, bokar hotell samt skickar ut hotellbekräftelser till deltagarna är typiska arbetsuppgifter som konferensarrangörer kan ta åt sig. Vidare har de också hotellservice på plats vid konferenslokalerna under hela arrangemanget.

Sociala aktiviteter

Den kanske viktigaste delen av konferensen är det sociala programmet med underhållning, middagar, utflykter, diverse arrangemang, fester på kvällarna etc. är en. Se till att ni får en arrangör som vill skapa en helhet för er och som inkluderar både den tekniska, vetenskapliga och inte minst, den sociala delen av konferensen.

Tillsammans med arrangörens olika samarbetspartners kan de föreslå, planera och hjälpa till att genomföra hela det sociala programmet.

Vägbeskrivning

Ta reda på hur gästerna smidigast kan ta sig till konferenslokalerna och skicka gärna ut en vägbeskrivning innan.

Norrbotten Västerbotten Jämtland Västernorrland Gävleborg Dalarna Värmland Örebro Västmanland Uppsala Stockholm Södermanland Västra Götaland Östergötland Jönköping Halland Skåne Kronoberg Blekinge Gotland Kalmar